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8 tips para elegir el lugar perfecto en el que organizar un evento


Concierto


Organizar un evento, a primera vista puede parecer fácil, pero realmente planificar un evento de manera eficaz puede resultar costoso, pero no imposible. Los organizadores de eventos siempre deben estar atentos de miles de cosas que, unidas, hacen que salga adelante y que pueden ser decisivas a la hora de que el evento sea un éxito o no. 

La mayoría de las empresas organizadoras de eventos trabajan con empresas asociadas como empresas de catering, músicos, artistas e incluso empresas de instalaciones que les permiten encontrar todo lo necesario para la realización de un evento en pocos días, pero para los profesionales que se dedican a la organización de eventos por su cuenta, no es tan fácil, sobre todo cuando se está empezando en este mundo. Como en Wannatry sabemos lo dura que puede llegar a ser la organización de un evento y queremos ayudarte en todo lo que podamos, hemos creado esta lista con algunos consejos para que sepas cómo elegir el lugar perfecto en el que organizar un evento y así, ahorrarte tiempo.

 

La ubicación del lugar donde se organizará el evento

Un factor muy importante a la hora de elegir el lugar donde celebrar un evento, es la ubicación del mismo. Puede que no tenga la misma importancia que el precio del alquiler del lugar o del aforo de éste, pero es muy importante ya que influirá mucho en la asistencia de los asistentes. Debes tener en cuenta, aparte del tipo de asistente que acude al evento, la accesibilidad del lugar y la temática del evento. Piensa en cómo van a acudir tus invitados, si disponen de coches para ir o puedes asegurarles un servicio de transporte de personas hasta el lugar elegido, puedes ampliar tu radio de actuación. Si por el contrario, no puedes asegurar un transporte, lo mejor es que el lugar del evento esté en una zona bien comunicada, con estaciones de tren o de autobuses cercanas. Además, otro factor que debes tener en cuenta a la hora de elegir la ubicación del lugar es si es un evento al aire libre o no.

Jardin

 

El aforo del lugar

Otro factor muy importante a tener en cuenta es el aforo del lugar. Debes pensar que para que los invitados estén cómodos, el lugar debe ser lo suficientemente espacioso para evitar conglomeraciones que puedan llegar a ser agobiantes. Debes tener en cuenta la cantidad de servicios que tendrá el evento, porque su preparación y el personal que los realice, también ocuparán sitio en el lugar. Si crees que el ambiente será agobiante y que los invitados al evento no estarán cómodos, cambia de lugar.

 

La adaptabilidad y sostenibilidad del lugar 

Otro factor que debes tener en cuenta en la organización del evento es la adaptabilidad del lugar y su sostenibilidad. Vamos por partes. Si entre tus invitados se encuentran personas con una movilidad reducida, invidentes o con otro tipo de condición que pueda evitar desplazarse por el lugar o pueda poner su integridad en peligro, debes ser previsor y elegir un lugar adaptado. Revisa que el lugar cuente con ascensores, pasillos y lugares amplios, baños adaptados, etc; y darás en el clavo. Por otro lado, nos encontramos con la sostenibilidad del lugar. Muchos de los lugares en los que puedes celebrar tu evento cuentan con certificados de sostenibilidad que aportan un valor añadido a sus servicios, pero ¿qué significa tener un certificado de sostenibilidad? Pues significa que cuentan con sistemas de ahorro de agua, energía, bombillas de bajo consumo, automáticas, etc. Por último, ten en cuenta que todos estos servicios se pagan, por lo que puede que aumente algo más el precio.

 

La temática del evento

Todos los eventos tienen una temática o un transfondo, es decir, puede ser un evento informal, un evento más serio, una fiesta de disfraces, un cumpleaños, etc. Dependiendo de la temática del evento, el lugar perfecto para éste cambiará. Debes tener en cuenta la animación con la que contará el evento, qué actividades se llevarán a cabo, si va a haber juegos, una exposición o incluso un concierto. Fíjate bien en la distribución de las salas, si cuentas con salas anexas o escenarios en los que se puedan llevar a cabo las actuaciones contratadas, etc. 

 

Los asistentes al evento ¿Cómo son? 

Obviamente según el tipo de asistente que acuda a tu evento, deberás elegir un lugar u otro ¿A qué nos referimos con esto? Pues a si es un evento privado, si es un evento público, si hay unos estándares obligatorios de vestimenta… Dependiendo de estos factores, deberás tener en cuenta qué tipo de recepción se llevará a cabo, si necesitas un servicio de ropero o botones y, lo más importante, la seguridad del lugar. 

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Condiciones de tiempo del lugar donde se lleva a cabo la organización del evento

Muchos espacios alquilan sus salas y salones para eventos a diferentes personas u organizaciones en un mismo día, por eso debes saber de cuánto tiempo dispones para organizar y colocar todo antes del evento. En muchos espacios para eventos puedes reservar la sala o salón en el que organizarás tu evento de forma exclusiva y tener un margen más grande de tiempo para organizarlo y colocarlo todo, pero esto aumentará el precio del alquiler del lugar. Si no dispones de un gran presupuesto, lo mejor es que inviertas más dinero en ampliar el personal para poder ajustarte a los tiempos que alquilar durante todo un día el lugar.

Conferencia

 

Servicios complementarios

Un evento no sólo es el lugar, la animación y los invitados, hay más factores que influyen en el éxito del evento, como son los servicios adicionales. Estos suelen ser el parking, tener un lugar donde tus invitados puedan aparcar tranquilamente da muchos puntos de ventaja, el catering, no olvides que en un evento es imprescindible contar con una buena cantidad de comida y bebida de calidad; y el acceso de carga y descarga, que no es muy esencial de cara a tus invitados pero sí lo es a aspectos prácticos para tu equipo y para ti.

 

El precio del lugar

Por último, pero no por ello menos importante, nos encontramos frente al factor de factores, el precio. No olvides que la calidad se paga y si quieres que todo salga como lo planeado y no prescindir de nada, el precio va a ir acorde con tus objetivos y necesidades. Hace tiempo te dábamos algunos consejos para ahorrar en la organización de un evento, puedes aplicarlos y reducir costes en algunos aspectos para poder invertirlos en otro.

Realmente será con el tiempo como podrás aprender dentro del mundo de la organización de eventos y llegar a realizar eventos tan significativos como han podido realizar algunos de los wedding planners más famosos del mundo, por ejemplo. Con la práctica ganarás experiencia y aprenderás algún que otro truquito con el tiempo. Si aún has logrado tu titulación, sólo debes saber cómo llegar a ser organizador de eventos y si ya lo eres, pero no has trabajado lo suficiente en el mundillo para saber algunas cosas básicas, nosotros te ayudamos.

Por último, en Wannatry queremos seguir ayudándote por lo que te animamos a que te des de alta en nuestra web y formes parte de nuestra comunidad de profesionales. Es muy fácil, regístrate y sube el anuncio de tus servicios completamente gratis, así podrás ampliar tu cartera de clientes y ganar dinero de forma fácil y segura.

 

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